부산광역시-행정정보-시정백서2001-제2부시정부문별성과및계획-일반행정-제4절행정관리-4민원행정 입니다.

민원봉사실에는 3개 담당(민원관리, 문서, 여권)의 직원이 배치되어 민원서류 접수 및 심사, 각종 증명발급, 공문서 접수 발송, 여권발급, 민원상담 등 민원사무와 행정정보공개제도 운영, 자치구·군 민원행정지도, 민원제도 개선 등의 업무를 맡고 있다. 그 동안 민원행정은 시민을 고객으로 대우하는 고객지향의 다양한 제도와 민원편의시책을 추진하여 왔다.

'93. 5. 10부터 『민원1회 방문처리제』를 시행하였고, '95. 7. 1부터『120번 전화』를 개설하여 시민이 손쉽게 민원안내와 각종 전화상담을 받을 수 있도록 하였으며, '95. 11. 13부터는 민원후견인제를 시행하여 민원처리 경험이 많은 공무원이 민원인의 후견인이 되어 민원처리과정을 상담하고 보좌하도록 하였다.

'96. 9. 2부터는 거주지에 관계없이 전국 어디서나 민원서류를 신청받아 발급해주는 『FAX민원 발급제도』가 시행되어 호적등·초본 등 16종의 즉결민원을 FAX로 발급하는 FAX민원 시대가 개막되었고 이후 점차적으로 민원발급 종류 및 발급기관을 확대하여 현재는 235종의 민원을 발급하고 있으며 전국 4,403개 기관과 3,196개 단위농협, 335개의 대학에서 이 제도에 참여하고 있다.

또한, '97. 4. 29에는 민원행정을 시민위주로 쇄신하기 위하여「더욱 신속하게」「항상 친절하게」「매사 공정하게」의 민원행정 3대 목표를 설정하고 이 3대 목표를 달성하기 위하여 20대 시책을 개발하여 단계적으로 시행하였다.

그 첫단계로 '97. 6. 1부터 민원상담 예약제, 장애인민원 택배제도, 민원실 사무기기 민원인 무료사용, 민원인에게 민원후견인 지정권 부여, 불가민원을 줄이기 위한 민원3심제 및 민원인 감찰제 실시, 민원담당공무원을 대상으로 한 일과전 참 친절봉사교육 등을 실시하여 민원행정 서비스에 최선을 다하였으며,

2단계인 '97. 7. 1부터는 시청 민원실에서도 215가지 FAX민원을 취급하고 주민등록등·초본과 자동차등록원부를 전국 온라인으로 발급하고 있으며 정기적으로 갱신해야 하는 인·허가 민원 26종에 대하여 인허가갱신시기예고제를 시행하였으며

3단계인 '97. 10. 1부터는 민원인의 시간적, 경제적 부담을 줄이고 지역경제 활성화를 촉진하기 위하여 민원서류 42종의 처리기간을 대폭 단축하였고 민원서류에 첨부되는 각종 구비서류를 감축하는 민원사무간소화 지침을 마련하여 시행하였다.

2000. 10월부터는 시민들에게 보다 수준 높은 민원행정의 서비스를 제공하고자 민원행정 서비스헌장을 제정 공포하였으며, 이를 효과적으로 운영하고 시민과의 약속을 이행하고자 서비스이행표준을 선정하여 시민을 맞이하는자세, 민원처리, 민원제도개선등을 제시하여 실천하고, 잘못된 서비스에 대하여는 보상조치하고 년3회에 걸쳐 일반시민 4000여명을 대상으로 민원서비스 만족도를 정기적으로 측정하여 민원서비스 수준을 향상시키는데 적극 반영하여 왔다.
그 결과 2000년도에는 행정자치부에서 평가한 행정 서비스 헌장 실천 민원행정 분야 우수기관으로 선정되었고 지방자치단체 종합평가에서도 전국에서 최고의 수준을 인정받았다.

이같은 민원행정 시책들의 효과적 추진을 위하여 연 2회에 걸쳐 일반시민 3,000명을 대상으로 민원서비스 만족도를 정기적으로 측정하여 민원서비스 수준을 향상시키는데 적극 반영하여 왔다.

각종 자격증 교부, 제증명, 원산지증명 등 창구에서 직접 처리한 즉결민원은 아래와 같다.


연도	계	자격·면허증 교부					제증명 (FAX민원 포함)	원산지 증 명	즉결 서류
연도	계	소 계	간 호 조무사	공 인 중개사	인 공 수정사	안마사등	제증명 (FAX민원 포함)	원산지 증 명	즉결 서류
1997	55,803	1,338	1,195	110	6	27	22,600	31,134	731
1998	83,476	1,637	1,320	288	2	27	56,921	23,102	1,816
1999	97,468	3,040	1,946	1,060	8	26	78,239	14,772	1,417
2000	97,967	3,010	2,029	907	-	74	86,022	5,677	3,258

창구즉결민원중 가장 많이 처리된 민원은 자동차등록원부로 전체 창구즉결증명의 40%를 차지하였다. '98년에 제증명 발급건수가 급격히 증가한 것은 '97. 7. 1부터 시청에서도 주민등록등·초본, 자동차등록원부 및 235종의 FAX민원 발급이 시작되었기 때문이다. 원산지증명 발급건수의 감소 추세는 우리나라의 경제력 향상에 따라 선진국에서 부여받던 관세양여 혜택이 없어짐에 따라 나타나는 현상이며 향후 이 감소추세는 지속될 것으로 보인다.

시민본위의 참봉사 민원행정 수행을 위하여「민원1회방문처리제」를 '93. 5. 10부터 실시하고 있다. 이 제도는 '94. 4. 8부터 시행된「행정규제및민원사무기본법」에 처리절차가 명문화되었고 '97. 8. 22 제정된「민원사무처리에관한법률」에 규정되어 법적사무로 처리되고 있다.

「민원1회방문처리제」는 민원인이 한 번만 방문하여 민원을 접수시키면 담당공무원이 관련부서와 협의, 하여 단시일내에 처리해 주는 편리한 제도로서 내부적인 운영절차는 민원1회방문 상담창구 운영, 민원후견인의 지정, 실무종합심의회 개최, 민원조정위원회 심의, 행정기관장의 최종결정 등 5단계 절차를 거쳐 진행된다.

특히, 2개부서이상 관련된 복합민원을 중점관리대상 민원으로 선정하여 추진한 결과 민원인의 행정관청 방문회수의 감소는 물론, 부조리의 고리를 근원적으로 차단하는 효과있는 제도로 정착되어 가고 있다.

또한 민원1회방문 처리제의 원할한 운영을 위하여 소속 공무원을 민원후견인으로 지정하여 민원인을 안내하고 상담하는「민원후견인제」를 '95. 11. 13부터 시행하고 있다.

한편 모든 유기한 민원도 1회 방문민원의 근본취지에 맞게 적극적으로 처리함으로써 민원처리기간 단축은 물론 불가민원 감소에도 크게 기여하였다.

유기한민원의 처리실적과 유형별 처리실적은 아래와 같으며, 처리건수의 점차적 감소원인은 지방자치시대를 맞아 시의 업무가 구.군으로 많이 이관되었고 규제개혁 실시로 규제사무가 크게 줄어들었기 때문이다.


연도	계	해 결	미 해 결 내 역				이 첩 등
연도	계	해 결	소 계	불 가	반 려	취 하	이 첩 등
1997	17,934	16,767	1,167	22	90	133	922
1998	15,032	14,073	959	8	26	99	826
1999	14,411	13,183	1,228	83	54	144	947
2000	13,749	12,494	279	66	53	160	976


연도	계	인.허가, 면허.승인	등록,신고	교 부	검정.확인	증 명	이의.진정	질의,건의	협의 기타
1997	17,934	2,904	6,213	1,076	575	2,134	1,543	1,563	1,926
1998	15,032	2,095	5,495	1,143	653	323	1,956	1,900	1,467
1999	14,411	1,953	4,880	1,439	698	126	2,916	1,365	1,034
2000	13,749	1,220	5,824	1,254	767	22	2,321	1,429	912

시민에게 한차원 높은 행정서비스를 제공하기 위해 '94. 8. 6부터「시정종합정보센타」를 설치하여 시민들에게 각종 무료민원상담을 실시하여 왔다. 민원상담은 소비자 피해상담과 고충민원상담 2개 분야에 대해 상담을 실시하였으며 고충민원은 공무원이, 소비자 피해상담은 한국소비자연맹 부산지부의 상담전문가를 고정 배치하여 상담을 실시하고 있다. 상담시간은 평일은 09:00∼18:00(동절기는 17:00), 토요일은 09:00∼13:00까지로 상담실적은 다음과 같다.


연 도	계	법 률	세 무	교 통	손해사정	소비자	취 업	일반민원
1997	4,896	628	-	491	199	1,876	948	754
1998	2,585	-	-	-	-	1,354	-	1,231
1999	3,039	-	-	-	-	1,369	-	1,670
2000	3,318	-	-	-	-	1,567	-	1,751

민원인이 거주지와 관계없이 가까운 행정기관을 방문하여 민원서류를 신청하면 행정기관간 FAX로 증명서류를 전송받아 4시간 이내(유기한 민원은 민원사무처리기준표에 의한 처리시간내) 발급하는 제도가 '96.9.2부터 시행되었다. 제도 시행초기 호적등·초본 등 16종의 증명민원을 대상으로 발급이 시작되었으나 계속적인 확대과정을 거쳐 현재 240종의 민원을 FAX로 처리하고 있다.

FAX민원 제도의 시행은 민원인의 시간과 경비를 획기적으로 절감하는 효과를 가져왔고 제도의 편리성과 신속성으로 인하여 이용율이 날로 증가하고 있으며 부산시역내에서 현재 1일 4,300여건의 민원서류가 FAX민원처리제도에 의하여 발급되고 있다. 그간의 발전과정과 운영실적은 다음과 같다.

○ 1996. 9. 2 호적등초본, 토지대장 등 16종을 FAX민원 발급제도 첫시행
                    ▷ 운영기관 : 시군구, 읍면동, 출장소 등
○ 1997. 3. 3 FAX발급대상민원 1차 확대 (16종→20종)
○ 1997. 7. 1 FAX발급대상민원 2차 확대 (20종→215종)
                    ▷ 운영기관도 시도(민원실)까지 확대
○ 1998. 4. 1 FAX민원 취급기관을 일선 농협으로 확대 실시
                    ▷ 대상민원 : 호적등·초본 등 20종(교부기관 전국 3,184개 농협)
○ 1998. 7. 1 대학 졸업·성적증명서를 FAX민원으로 발급
                    ▷ 참여학교 335개(대학185, 전문대 150, 전국355개 대학의 94%참여)
○ 1999. 5. 1 중앙부처 소관민원 18종을 FAX민원으로 확대시행
                    대학민원 FAX민원처리 소요비용 조정
○ 2000. 3. 2 중앙부처 소관민원 10종 확대실시(245종)
○ 2000. 5. 15 FAX·재택전자민원처리제도 연계시스템 운영(20종)
○ 2000. 7. 18 국세청소관 FAX민원 11종중 5종 폐지(240종)
                     FAX민원 업무처리비(500원) 징수폐지(대학민원은 제외)


구 분	계	시 본 청	구 · 군	읍·면·동
1997	572,272	1,466	64,991	505,815
1998	679,010	2,638	85,403	590,969
1999	867,948	5,057	114,420	748,471
2000	1,294,678	7,894	168,491	1,118,293

각종 민원신청시 민원인이 행정기관을 방문하지 않고 가정 또는 사무실에서 인터넷이나 PC통신을 이용하여 민원을 신청하고 원하는 곳에서 증명을 받아보는 재택전자민원처리제도가 1998. 3. 1부터 도입되어 시행되고 있다. 제도도입 배경은 PC보급의 대중화와 민원인의 입장에서 업무를 처리하려는 행정기관의 제도개선으로 시행되었으며, 우리 시에서는 1998. 3. 1 전국에서 처음으로 인터넷을 통해 호적등초본, 토지대장 등 16종의 증명민원 발급을 시작한 바 있다.

PC통신을 이용한 재택민원처리제는 '99. 4. 26 행정자치부 주관으로 천리안, 하이텔 등 통신업체와의 협의하에 호적등초본, 토지이용계획확인원 등 20종의 민원을 대상으로 발급을 시작하였다. 이용절차는 PC통신 가입자는 PC통신업체를 통해 민원을 신청하고 미 가입자는 행정자치부「열린정부」에 guest로 접속하여 민원을 신청하면 운영기관에서 신청상황을 검색 발급하여 우편으로 송부하거나 해당기관에 직접 방문하여 민원서류를 수령할 수 있다. 인터넷을 통한 민원신청요령은 인터넷 행정자치부 홈민원센터(www.homeminwon.go.kr) 의 웹서비스를 통하여 민원신청서를 작성하면 해당 자치구·군에서 신청자료를 검색, 발급하게 되며 재택전자민원 발급실적은 다음과 같다.


구 분		계	호 적 등초본	제 적 등초본	토 지 대 장	지적도 등 본	토지이용 계획확인원	개별공시 지가확인원	기 타
1999	계	1,001	689	37	95	32	49	51	48
	PC통신	802	613	26	67	26	34	33	3
	인터넷	199	76	11	28	6	15	18	45
2000	계	2,079	1,457	41	169	49	110	118	135
	PC통신	1,031	872	13	55	16	32	36	7
	인터넷	1,048	585	28	114	33	78	82	128

지방자치제 실시 이후 급격하게 높아진 시민의식과 함께 민원인 권익보장을 위한 새로운 제도가 요구되었다. 우리 시에서는 이러한 추세에 발맞추어 '98. 2. 20 행정사무착오보상제와 민원사무처리 지연보상제를 시행하게 되었다. 행정사무착오보상제는 행정관서의 잘못으로 민원인이 재차 행정관서를 방문하였을 때 5,000원을 민원인 은행계좌로 지급하고 있으며, 민원사무처리 지연보상제는 민원사무를 법정 처리기일 보다 늦게 처리하였을 경우 1일 5,000원, 1일 초과시 5,000원을 추가하여 해당민원인 계좌로 송금하고 있다. 이러한 민원인 권익보장제도의 시행으로 담당공무원의 업무처리에 대한 정확성과 책임성의 향상을 기할 수 있게 되었다.

민원첨부서류를 대폭 줄이고 처리기간을 획기적으로 단축하여 민원인의 부담을 덜어주고 행정에 대한 신뢰성을 제고코자 하는 민원사무 간소화 시책이 지속적으로 추진되었다. 처리기간이 단축되는 민원사무는 '97년의 경우 총 334종으로 종래보다 1일에서부터 최고 32일까지 단축되도록 중앙부처에 건의하여 반영되었으며 '99년의 경우 총 42종의 민원사무를 1일부터 9일까지 단축, 자체적으로 시행을 하고 있다.

민원첨부서류 감축의 경우 '97년도에는 총 52종의 민원사무를 대상으로 내부적 확인이 가능한 첨부서류를 감축하였고 '98년도에는 총 59종, 2000년도에는 총27종의 첨부서류 생략이 가능한 민원사무를 발굴 중앙부처에 건의하였다. 또한 '98. 7. 1부터는 종전에 최고 146종의 인·허가 서류를 사전에 일괄 제출하던 공장설립허가를 공장등록신청서 등 3종의 서류만 제출하면 7일 이내 승인여부를 결정하고 사후에 필요서류를 징구하는 공장설립선승인 제도를 시행하여 기업창업 절차를 대폭 간소화하였으며, 행정능률 향상과 민원인의 시간적·경제적 부담을 완화하고자 '96년 12월부터 시행중인 주민등록일괄 발급제도는 학교 신입생, 기업체 연말정산용 등으로 이용률이 점차 증가하고 있다.

이러한 첨부서류의 지속적인 감축 및 민원사무간소화 추진은 민원인의 인·허가 민원신청을 보다 손쉽게 하였고 행정기관의 각종 증명서 발급량도 줄어들게 하여 예산 및 인력절감의 효과를 도모하게 되었다.

금후에도 우리 시에서는 민원사무를 Zero Base에서 전면 재검토하여 첨부서류 감축 및 처리기간 단축을 확대해 나가는 등 민원사무간소화를 지속적으로 추진해 나갈 계획이다.

민원담당공무원의 자세와 현행 민원제도에 대한 시민의 평가를 행정에 반영할 필요성이 점차 증대되고 있다. 이에 우리 시에서는 직접 민원을 접수한 경험이 있는 민원인을 대상으로 '98년 12월 행정자치부에서 개발한 "민원인만족도조사 표준모형"을 활용하여 행정서비스 질, 환경 및 시설, 민원접수의 용이성, 친절도, 신속성 등 34개 항목에 대한 민원인만족도 조사를 '99년에 이어 2000년도에도 상·하반기 2회에 걸쳐 실시하였다. 상반기에는 시 본청 및 차량등록사업소 방문민원 600명을, 하반기에는 자치구·군 방문민원 1,600명을 대상으로 개별 우편·면접조사를 실시하였으며 조사결과는 보다 한 차원 높은 행정서비스를 시민에게 제공하기 위한 기초자료로 활용되고 있다.

참고로 2000년 실시한 주요항목에 대한 민원인 만족도는 다음과 같다.


구 분	행정서비스 질	환경·시설	민원접수의 용 이 성	친 절 도	신속·정확성
시 본 청	81.7%(83.4)	94.0%(91.1)	92.7%(91.2)	83.7%(76.7)	79.4%(81.9)
차량등록사업소	43.9%(41.5)	28.5%(20.6)	56.0%(49.2)	42.0%(40.0)	43.0%(36.0)
자치구·군	81.5%(80.9)	91.3%(72.7)	92.8%(91.1)	77.1%(79.1)	81.4%(81.7)

국민의 정부 출범이후 대통령의『제2의 건국』선언을 계기로 사회전반의 구조개혁과 의식의 선진화 운동이 각 분야에서 다양하게 전개되었다. 이에 발맞추어 우리시에서도 친절을 공무원의『제1의 덕목』으로 설정하여 대민접촉의 핵심요소인『전화상담』『방문객안내』『민원처리』의 3대 분야에 대해 단계별 실천과제를 설정, 집중적인 친절운동을 추진하고 있다.

공직자 의식개혁을 위하여 전직원을 대상으로 고객만족마인드 조성 직장교육 2회 2,800명, 전자게시판을 활용한 친절교육 18회(1회 평균 1,500명 열람)를 실시하였으며, 민원담당공무원에 대하여는 매주 월요일 일과전 10분간 고객만족(CS)훈련 프로그램 운영, 4∼6월 매주 화요일 일과후 30분간 전문강사 초빙 친절체질화 실습교육 실시, 전문교육기관인 공무원교육원 전문교육과정에 1∼3시간의 친절봉사자세 확립 교육을 실시하는 등 공무원 의식개혁과 친절체질화를 도모하였다.

또한 공무원친절도 향상을 위하여 4차례에 걸쳐 시본청, 사업소, 구.군청 및 읍.면.동 직원 6,255명의 전화친절도를 측정하여 우수공무원 20명, 우수 6개부서의 표창실시와 불친절공무원의 명단을 공개하는 등 민원인의 최초접점분야인 전화친절도 향상을 위해 노력하고 있으며, 시 홈페이지, 민원봉사실 등에 친절·불친절공무원 신고센타를 설치하여 시민으로부터 인터넷, 전화, 엽서 등으로 친절 및 불친절 공무원의 신고를 접수받아 해당공무원의 신상필벌 실시, 고객만족도 조사결과 분석 등을 통하여 미흡한 부분을 보완. 개선하는 등 환류기능 제고로 민원행정서비스 향상을 위해 지속적으로 노력하고 있다.

지난 한해동안 민원행정은 FAX민원 제도의 확대, 민원인 권익보장을 위한 민원처리기간 단축 및 행정절차법 시행에 따른 자치법규의 정비, 시민이 행정에 대해 'Yes' 할 수 있는 친절운동 추진 등 기다리는 행정에서 탈피하여 시민의 고충을 직접 찾아서 해결하는 적극적인 변화와 개혁을 추구하는 새로운 행정환경을 조성하는데 많은 노력을 전개하여 왔다.

더욱이 지방자치의 완숙기를 표방하는 민선 제2기의 출범은 그러한 노력을 더 한층 가속화시키는 계기가 되어 민원행정의 지향점을 시민편의주의적 관점으로 돌리는 구체적인 행정쇄신 방안들을 추진하게 되었다. 즉 시민만족도 조사, 대민공무원 주민반응측정, 행정서비스 모니터링, 공무원 친절운동의 내실 추진 등 시민의 신뢰와 지지를 받을 수 있는 구체적인 민원행정쇄신 시책들이 추진되었고 이러한 시책의 개발 및 추진은 행정서비스의 중심에 시민이 존재하고 친절과 시민만족이야 말로 금후 행정이 추구해 나가야 할 방안임을 나타내고 있다.

21세기를 여는 2001년도 민원행정은 시민편의 제고를 위해 개발되어 있는 기존 시책의 지속적인 보강과 새로운 제도발굴을 통하여 시민만족을 뛰어넘는 시민감동의 민원행정서비스를 펼쳐 나갈 계획이다.


《2001년 민원행정 역점시책》 ① 공무원 의식개혁을 위한 친절운동 강화 ○ 긍정적 사고전환을 위한 정신교육 및 교육과정 확대 ○ 공무원 전화친절도 점검 - 분기1회 이상, 시 본청 전 직원 대상 ○ 친절교육과정 확대 - 공무원 전 교육과정에 "친절교육과정"편성 ② 정보통신기술을 이용한 민원처리 확대 ○ FAX민원 발급종류 확대 : 235종 → 240종 ○ 인터넷·PC통신을 통한 재택전자민원처리제 운영 강화 ○ 인터넷홈페이지 사이버 민원실설치운영, 민원처리 인터넷공개시스템운영(269종) ③ 민원편의(쇄신)시책 추진 ○ 1회방문(ONE-STOP)민원 처리제도의 완전정착을 위한 실무종합심의회 운영개선 ○ 장애인 노약자등 소외 계층을 위한 다양한 민원시책 개발 ○ 지역경제 활성화를 위한 기업민원서비스 강화 ○ 즈명민원서류의 대폭 감축 및 불합리한 민원관련 조례규칙 개정 ④「민원행정서비스헌장」서비스 이행표준 이행 ○ 민원처리에 대한 신속·정확·공정한 처리와 불편·불친절사항에 대한 시정조치 및 보상 조차 등 시민편의시책추진철저 ⑤ 민원실환경개선 ○ 무인자동발급기 설치운영, 민원편의위주의 창구재배치등, 민원전용 공간 확대

문서는 사무활동의 기본매체로서 행정조직 활동의 대부분을 문서에 의존하고 있어 흔히 "사무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다"고 할 정도로 문서가 차지하는 비중은 대단히 크다. 사무의 본질은 한마디로 정보를 처리하는 것이라 할 수 있으며 문서는 그 특성으로 객관성, 보존성, 확실성을 지니고 있어 의사전달의 중요 수단으로 이용되고 있다. 사회가 고도로 산업화·정보화되어 감에 따라 문서의 생산·수발량도 매년 증가하고 있는 실정이다. 부산시는 문서의 신속한 처리 등 업무의 생산성 제고를 위하여 '98. 12. 7부터 전자결재를 시행함으로써 본격적인 전자문서관리 체제에 들어갔다. 전자문서관리체제는 문서처리와 문서유통 체계를 획기적으로 개선하는 동시에 부산시의 전자시정과 사무자동화에 크다란 획을 긋는 일로써 총생산문서의 50% 이상을 전자문서로 처리하고 있다. 또한 '99. 9. 1부터는 문서과에서 처리하고 있던 문서접수 및 문서발송업무를 처리과로 이관하고, 문서심사관의 심사기능을 처리과의 장에게 이관하는 등 처리과에서 처리한 모든 문서에 대해 책임지도록 사무관리규정이 개정('99.8.7 대통령령 제16521호)되어 시행되고 있다.


구 분	문 서 수 발 (건)				우편물 (통)		행자부 사송 (건)
	종이문서		전자문서		접수	발송	접수	발송
	접수	관인날인	등록	접수	접수	발송	접수	발송
'98	153,160	51,821	2,946	9,507	17,399	246,743	26,454	26,902
'99	160,357	49,451	45,612	195,605	20,359	269,002	27,155	26,854
2000	150,719	29,273	45,918	205,361	19,941	121,809	27,424	26,742

'98. 1. 20 구 영도청사에 있던 문서보존실을 현 연산동 신청사(지하1층)로 확대 이전함에 따라 문서를 체계적으로 보존할 수 있는 기틀이 마련되었다.

※ 부대시설 : M/F촬영실, 편집실, 집진 및 분류실, 현상실, 열람실, 사무실 등

부산시에서는 문서의 보존성 향상과 정보의 공유화를 통한 사무능률의 향상을 위해 문서보존실에 보존하고 있는 49,571권의 문서목록을 전산화하여 전실과에서 보존문서 현황, 배열위치 확인, 목록검색 등에 활용하고 있다. 또한 문서의 훼손·분실·변조 등의 방지와 자료활용을 위하여 '95년 4월부터 영구보존문서의 마이크로필름 촬영을 추진하고 있으며, '97년 9월부터는 인·허가 문서도 문서생산 1일 이내에 촬영을 실시하고 있다.

한편 정부기록보존소에서는 '97. 7. 1부터 준영구 이상의 보존문서를 각급 기관에서 이관 받아 이를 전산화·광화일화 처리하여, 정부기록보존소에 이관된 기록물을 각급 기관에서도 행정전산망을 통해 직접 열람·검색이 가능토록 추진 중에 있다. 우리시에서도 전산처리가 가능하도록 문서정리 및 목록작성 방법대로 기록물을 정리하여 4,303권('98년 1,583권, '99년 706권, 2000년 2,014권)의 영구보존문서를 이관한 바 있다.


구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년
2000	49,571권	3,228	16,512	2,298	15,346	12,187


구 분	영구보존문서		인·허가문서		비 고
구 분	권수	롤수	건수	롤수	비 고
'95	241	50	-	-	영구보존문서 : '95.4.1부터 촬영, 인·허가문서 : '97.9.1부터 촬영
'96	481	100	-	-
'97	410	77	865	13
'98	373	70	2,300	28
'99	1,490	190	2,457	28
2000	3,200	369	1,562	20
계	6,195	856	7,184	89

※마이크로필름 1롤(16㎜) : 100피트, A4기준 1,800면∼2,000면 정도 촬영


구 분	영구보존문서 재정리		정부기록보존소 이관
구 분	정리전	정리후	정부기록보존소 이관
'98	951	1,746	1,583
'99	3,007	3,908	706
2000	3,100	3,100	4,303
계	7,058	8,754	2,289

시정정보자료실은 시정 각 분야의 국내·외 행정자료 및 도서를 체계적으로 정리, 비치하여 산하 직원의 업무수행시 참고자료로 활용토록 함으로써 직원의 자질향상과 시정발전을 도모하고 시민에게 시정을 이해하는데 도움이 되도록 운영하고 있다

○ 위치 및 면적 : 시청사 1층 108평
○ 연 혁
  · '72. 9. 4 시정자료실 설치
  · '87. 4. 1 통계담당관실에서 기획관실로 재이관
  · '98. 1. 1 시정자료실에서 시정정보자료실로 명칭 변경
  · '01. 1. 1 기획관실에서 시민봉사과로 이관
○ 근무인원 : 3명
○ 자료보유


계	총류	철학	종교	사회 과학	순수 과학	기술 과학	예술	어학	문학	역사	기타
20,391	1,027	487	51	10,901	280	2,292	431	218	1,682	1,887	1,135


연도별	1993	1994	1995	1996	1997	1998	1999	2000
계	1,107	981	879	1,541	1,024	4,128	2,610	2,360
예산구입	942	867	705	612	336	489	550	576
기증자료	165	114	174	929	688	3,639	2,060	1,784

○ 자료이용
· 이용인원 : 29,951명 (시직원 11,980명, 타기관 2,995, 일반시민 14,976)
· 대출현황


계	총류	철학	종교	사회 과학	순수 과학	기술 과학	예술	어학	문학	역사	기타
15,369	2,241	169	52	4,205	78	229	117	72	3,963	2,265	1,978

○ 시정정보자료실 이용 시민·직원들의 필요한 정보 및 자료를 최대한의 서비스로 제공코자
    「시정정보자료실 서비스헌장」을 제정·운영하고 있으며 도서 및 자료검색이 가능한
       문헌정보시스템 을 지속적으로 관리하여 도서검색, 시정정보 등을 제공함으로써 시정정보자료실
       이용편의를 도모하였다.

○ 시정자료실 이용편의 증진
·시정정보자료실이 직원 및 시민들의 자료열람, 시정정보제공 등의 산실로 거듭 태어나기 위하여, 신 규 도서 구입 비치, 소지품 보관 개인사물함 확대 설치기타 환경개선 등 이용자 편의를 도모해 나갈 계획이다.

○ 도서 및 자료수집 확대
·전국의 행정기관 발간물 및 부산지역 관련도서, 역사, 연구자료, 보고서 등을 최대한 수집·비치하여 시정업무를 효과적으로 수행할 수 있도록 할 계획이다.

지역주민의 시간적, 경제적 부담을 덜어주기 위하여 지난 `83년 4월 여권발급에 관한 업무를 외교통상부에서 지방에 대행하게 함으로써 부산시에서도 직접 여권을 발급하게 되어 시민의 해외여행에 따른 편익을 도모하고 있다. 시에서 처리하는 여권발급 내용은 일반여권의 발급과 여행증명서 발급, 기재사항변경 등이 있으며, 2000년도 신규여권발급 실적은 다음과 같다.

부산시에서 여권발급업무를 대행한 첫해인 `83년도에는 여권발급 건수가 5,589건이었으나, 정부에서는 `88년 1월과 7월 2차례에 걸쳐 해외여행 확대조치로 관광허가 연령을 40세에서 30세로 하향 조정하는 등 해외여행허가제도를 대폭 완화시키고, 또한 `89. 1. 1부터는 연령제한 철폐로 해외여행이 전면자유화가 됨으로 인하여 `97년도에는 124,636건으로 14년 동안 무려 22배의 증가현황을 보였다. `97년 12월 이후 들어 IMF 관리체제하의 경기위축으로 인하여 `98년도에는 전년대비 50%이상 감소하였으나, `99년에는 67% 증가하여 다시 회복세를 보이고 있으며, 2000년에는 전년대비 26.3% 증가하였다.

또한 여권접수 및 수령시 인장날인 제도를 서명제도와 병행실시하고 여권발급 신청서류의 통폐합, 여권발급업무의 담당자 전결처리, 기장군 주민에 대하여서는 기장군청에서 접수. 교부토록 하여 주민편의를 제공하고 있다. 특히, `94. 12. 5부터 여권발급 민원전산망 시행으로 종전 제출서류 4종을 신청서 1종으로 간소화하고 구비서류에 대하여는 행정기관 내부간 전산온라인 (신원조회, 병적확인, 주민등록)으로 조회하면서 여권발급 처리기간이 3일 소요되던 발급기간을 신원조회 적합자에 대하여 1일 이내로 단축하여 신속하게 발급하고 있다. 부산광역시 여권발급 대행 후 연도별 현황은 다음과 같다.


연도별	발급건수	증감율(%)	연도별	발급건수	증감율(%)
1984	8,800	57.4	1993	83,800	2.1
1985	9,721	10.4	1994	96,721	15.3
1986	9,589	△ 1.4	1995	100,231	3.6
1987	13,102	36.6	1996	140,281	40
1988	32,295	146.0	1997	124,636	△11.2
1989	72,497	124.0	1998	78,657	△36.9
1990	67,374	△ 7.0	1999	127,259	61.8
1991	68,841	2.1	2000	160,707	26.3
1992	82,072	19.2	누계	1,210,351

우리시는 신규여권 발급증가 추세에도 불구하고, 대민서비스 편의를 위하여 신원조회 적합자에 한하여 1일 이내로 발급하는 제도를 `99. 5. 7일부터 시행하고 있다. 또한, 장애인과 경로우대 민원인중 신원적합자는 여권을 1시간 이내에 발급하여 교부함으로써 시청을 다시 한번 방문하는 번거로움을 덜어주고 있으며, 또한 민원대기 순번기를 설치하여 기다리는 시간을 줄이고, 앉아서 기다릴 수 있도록 하여 시민만족을 위한 창구 서비스를 제공하고 있다.